Datenschutzerklärung / Privacy Policy

Generelle Datenschutzerklärung zur Website und der Verwendung der zur Verfügung gestellten Dienste

Die Website ist vollständig angegliedert an den Landesverband für Höhlen- und Karstforschung Hessen e.V. Es gilt, neben den unten aufgeführten speziellen Datenschutzbestimmungen des Newsletters, zudem die grundsätzliche Datenschutzerklärung des Verbandes: https://hoehlenkataster-hessen.de/datenschutz/

Technische Umsetzung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Newsletters

Der Newsletter ist nach dem sogenannten Double-Opt-In-Verfahren gestaltet. D.h. der Nutzer muss nach der Anmeldung auf der Website zunächst explizit in einem zweiten Schritt den Eintrag in den Newsletter bestätigen. Das gesamte Vefahren von der Anmeldung über die Website über den Versand von E-Mails bis hin zur Austragung des Nutzers aus dem Newsletter wird im Folgenden dargestellt:

I. Anmeldung:
  1. Der Nutzer trägt seine personenbezogenen Daten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse und den Verein) in das Formular ein. Hierbei ist lediglich das Feld "Verein" ein nicht notwendiges Datenfeld. Alle anderen erhobenen Daten werden zur Identifikation des Nutzers (Name, Vorname) und zum Versand von E-Mails (E-Mail-Adresse) benötigt. Da es sich um einen internen Newsletter des Landesverbandes für Höhlen- und Karstforschung e.V. und der angeschlossenen Vereine zur Mitteilung von themenspezifischen Neuigkeiten an Mitglieder und sonstige Interessenten handelt, werden nur Nutzer in den Newsletter aufgenommen, die ein berechtigtes Interesse an der Teilnahme am Newsletter besitzen. Diese werden anhand des Vor- und Nachnamen und, wenn angegeben der Vereinszugehörigkeit, identifiziert. Weiterhin werden die Themenbereiche erfasst, für die sich der Nutzer interessiert (Themen).
  2. Zum Absenden des Formlars muss der Nutzer ausdrücklich bestätigen, dass er die Datenschutzerklärung auf dieser Seite gelesen hat und der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten in dem beschriebenen Maße zustimmt.
  3. Nach dem Absenden des Formulars zur Anmeldung werden die Daten zunächst in einer Datenbank gespeichert. Die Datenbank befindet sich auf dem selben Server wie die Anmeldeseite. Es findet keine Übertragung der personenbezogenen Daten in ein Drittland statt.
  4. Der Nutzer erhält anschließend eine Bestätigung der Anmeldung in Form einer E-Mail mit dem Betreff "Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse" an die angegebene Adresse. Nach Erhalt dieser E-Mail muss der Nutzer aktiv sein E-Mail-Postfach bestätigen und den expliziten Wunsch kundtun in den Newsletter für den Erhalt zukünftiger E-Mails aufgenommen zu werden. Hierzu muss ein entsprechender Link in der erhaltenen E-Mail-Adresse angeklickt werden. Die Bestätigungs-E-Mail enthält zudem einen weiteren Link zum direkten Ablehnen der Anmeldung im Newsletter. Alle personenbezogenen Daten des Nutzers werden bei Klick auf diesen Link vollständig aus der Datenbank entfernt. Eine Ausnahme bildet die E-Mail-Adresse, welche zur Verhinderung einer erneuten Anmeldung in der Datenbank zunächst nicht gelöscht wird. Die Adresse wird für begrenzte Zeit aufbewahrt um eine erneute Eintragung der E-Mail-Adresse im Anmeldeformular zu verhindern. Dies verhindert, dass unauthorisierte Personen fremde E-Mail-Adressen zur Anmeldung angeben und die Bestätigungs-E-Mail des Newsletters als SPAM verwenden.
  5. Nach erfolgreicher Bestätigung der Anmeldung durch den Nutzer innerhalb der Bestätigungs-E-Mail werden zunächst die gemeldeten Daten überprüft und nach Nachweis des berechtigten Interesses am Newsletter der Nutzer zum Newsletter manuell freigeschaltet.
  6. Der Nutzer erhält anschließend eine E-Mail mit dem Betreff "Bestätigung der Anmeldung zum E-Mail-Newsletter", die noch einmal alle Themen auflistet, für die sich der Nutzer angemeldet hat. Diese enthält bereits alle notwendigen Links zur vollständigen Abmeldung aus dem Newsletter wie in III. 1.-3. beschrieben.
II. Versand von E-Mails
  1. Alle über den Newsletter versendeten E-Mails werden vom Verantwortlichen (Stefan Zaenker) vor dem Versand sorgfältig überprüft. Wir bitten um Verständnis, dass die in den Mails enthaltenen Informationen gegebenefalls fehlerhaft oder unvollständig sein können. Zudem können die E-Mails externe Links auf Websites Dritter enthalten. Wir haben keinen Einfluss auf den Inhalt und die Gestaltung dieser Seiten. Die Garantien dieser Datenschutzerklärung gelten daher für externe Anbieter nicht.
  2. Die versendeten E-Mails werden von unserem Server beim Versand DKIM signiert und können somit jederzeit vom Nutzer auf Veränderungen Dritter überprüft werden. Der Inhalt aller E-Mails wird mittels eines privaten Schlüssels signiert und kann anschließend mittels des öffentlichen Schlüssels des TXT-DNS-Records (dkim-201803._domainkey) unserer Domain (hoehlenkataster-hessen.de) und der Signatur im Header der zu überprüfenden E-Mail validiert werden. Wir weisen darauf hin, dass Weiterleitungen anderer Mailserver auf weitere E-Mail-Adressen des Nutzers die E-Mail verändern könnten und der Inhalt der Nachricht somit nicht erfolgreich validiert werden kann.
  3. Die versendeten E-Mails werden vor dem Versand in die bei der Anmeldung zum Newsletter auswählbaren Themengebiete eingeteilt und nur an die Personen versendet, die sich für das jeweilige Thema eingetragen haben. Wir weisen darauf hin, dass die Informationen unter Umständen nicht klar einem Thema zugeordnet werden können oder aufgrund von manuellen Fehlern (wir sind auch nur Menschen) eventuell E-Mails anderer Themen, für die sich der Nutzer nicht explizit angemeldet hat, den Nutzer erreichen könnten.
III. Abmeldung:
  1. Der Nutzer kann sich mithilfe eines einzigen Links vollständig vom Newsletter abmelden. Der Link befindet sich am Ende jeder E-Mail, die der Nutzer im Rahmen des Newsletters erhält. Durch Anklicken des Links werden alle personenbezogen Daten des Nutzers restlos aus der Datenbank entfernt.
  2. Zudem kann sich der Nutzer jederzeit selbstständig von einzelnen Themen des Newsletters abmelden oder sich zu neuen Themen anmelden. Die Links zur An- und Abmeldung der einzelnen Themen finden sich ebenfalls am Ende jeder E-Mail, die der Nutzer im Rahmen des Newsletters erhält. Zur Anmeldung eines Themas ist jedoch eine zusätzliche manuelle Freischaltung nach Abschnitt I. Punkt 6 notwendig.
  3. Weiterhin enthält jede E-Mail des Newsletters auch ein entsprechenden "Unsubscribe-Link", der sich im Header der E-Mail befindet. Viele Mailprogramme zeigen so bei jeder erhaltenen E-Mail des Newsletters auch einen direkten Abmelden-Button an. Dieser kann ebenfalls jederzeit zur vollständigen Austragung des Nutzers aus dem Newsletter genutzt werden.
  4. Zuletzt bieten wir auch die Möglichkeit per E-Mail an unsubscribe@biokataster.de oder nach direkter Kontaktaufnahme mit dem Vorstand des Landesverbands für Höhlen- und Karstforschung Hessen e.V. den Nutzer vom Newsletter abzumelden.
IV. Zusätzliche Logdateien:
  1. Zusätzlich zu den allgemeinen Server-Logs für die Websiteaufrufe (siehe generelle Datenschutzerklärung des Verbandes) werden auch die einzelnen Aktionen der Nutzer im Bezug auf den Newsletter dokumentiert. Konkret werden die folgenden Aktionen in Logdateien zur Sicherstellung der korrekten Funktionalität und der Sicherheit des Newsletters gespeichert:

    Aktion und gespeicherte Daten
    • Anmeldung zum Newsletter auf der Website
      (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Verein, Themen, Uhrzeit, Datum)
    • Bestätigung der E-Mail-Adresse durch Anklicken des Bestätigungslinks in der E-Mail
      (E-Mail-Adresse, Uhrzeit, Datum)
    • Manuelle Freischaltung des Nutzers durch den Verantwortlichen des Newsletters - finale Anmeldung
      (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Verein, Themen, Uhrzeit, Datum)
    • Abmeldung des Nutzers von einem einzelnen Thema
      (E-Mail-Adresse, Thema, Uhrzeit, Datum)
    • Vollständige Abmeldung des Nutzers vom Newsletter
      (E-Mail-Adresse, Uhrzeit, Datum)
  2. Die personenbezogenen Daten innerhalb der Logdateien werden nach Ablauf der gesetzlichen Frist routinemäßig gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung fortbesteht.

Da der Newsletter sowohl inhaltlich, als auch technisch forlaufend weiterentwickelt wird, passen wir auch die Datenschutzerklärung entsprechend der gesetzlichen Vorgaben von Zeit zu Zeit an. Um Sie nicht bei jeder Neuerung mit einer gesonderten E-Mail anzuschreiben, bitten wir Sie diese Datenschutzerklärung regelmäßig selbstständig auf Änderungen zu überprüfen. Mit der Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung stimmen Sie auch entsprechenden Folgeänderungen zu. Selbstverständlich benachrichtigen wir Sie explizit per E-Mail wenn im direkten Bezug auf die Verarbeitung oder Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten Änderungen anstehen.

Datenschutzerklärung Version vom 24.05.2018